Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta pomiędzy Taxform.pl Sp. z o.o. zarejestrowany w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000524004, NIP: 7252078726, kapitał zakładowy 50000 zł, w całości zapłacony, Sąd Rejonowy dla Łodzi - Śródmieścia, XX Wydział Krajowego rejestru Sądowego zwaną dalej Procesorem a Użytkownikiem zwanym dalej ADO
§1 Przedmiot umowy
- W związku z zawarciem przez Strony Umowy Księgowej na usługi księgowe lub umowy na inne usługi świadczone przez Taxform Sp. z o.o. Strony zawierają niniejszą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- ADO przekazuje Procesorowi do przetwarzania dane, w stosunku do których to danych ADO pełni rolę administratora danych osobowych, a Procesor zobowiązuje się do ich przetwarzania w granicach określonych Umową Księgową oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Przetwarzanie Danych przez Procesora odbywa się na zlecenie ADO, co oznacza, że każde przetwarzanie Danych odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenia ADO, w szczególności zawarte w Umowie Księgowej, a także wyrażone przez zamówienie kolejnych usług.
- Dane przetwarzane są celu realizacji Umowy Księgowej i w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego wykonania.
§2 Gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych
- Jeżeli przetwarzanie ma być dokonywane w imieniu administratora, korzysta on wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
- Zapewnia on, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
§3 Korzystanie przez procesora z usług innego podmiotu przetwarzającego
- Podmiot przetwarzający nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora. W przypadku ogólnej pisemnej zgody podmiot przetwarzający informuje administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
§4 Czas trwania przetwarzania
- Przetwarzanie danych trwa przez cały okres Umowy Księgowej. Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą rozwiązania Umowy Księgowej.
§5 Charakter i cel przetwarzania
- Dane przetwarzane są celu realizacji Umowy Księgowej i w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego wykonania.
§6 Rodzaj danych osobowych i kategorie osób
-
W oparciu o niniejszą Umowę przetwarzane będą:
- Dane zwykłe;
- Szczególne kategorie danych osobowych, tj. dane wymienione w art. 9 RODO o ile jest to niezbędne dla wykonania Umowy Księgowej;
- Dane dzieci, tj. dane osób, które nie uzyskały pełnoletności o ile jest to niezbędne dla wykonania Umowy Księgowej;
-
Przetwarzane kategorie osób w celu wykonania Umowy Księgowej:
- Klienci ADO;
- Kontrahenci ADO i inne osoby uwidocznione na dokumentach rachunkowych przetwarzanych przez ADO - o ile jest to niezbędne dla wykonania Umowy Księgowej;
- Pracownicy i współpracownicy, w tym kontrahenci ADO – o ile jest to niezbędne dla wykonania Umowy Księgowej.
§7 Obowiązki i prawa administratora
- Udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.
- W związku z obowiązkiem określonym w akapicie pierwszym lit. h) podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie niniejszego rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.
- Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw
-
Procesor, po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Danych na rzecz ADO, w szczególności w przypadku rozwiązania niniejszej Umowy lub Umowy Księgowej, w zależności od decyzji ADO:
- Usuwa Dane;
- Zwraca ADO wszelkie Dane oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie - chyba że prawo Unii Europejskiej lub polskie przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakazują przechowywanie danych osobowych.
- W przypadku wypowiedzenia Umowy Głównej ADO powinien przekazać Procesorowi decyzję, o której mowa w ust. 1, nie później niż w ostatnim dniu obowiązywania Umowy. W przypadku braku przekazania takiej decyzji w tym terminie – przyjmuje się, że ADO nakazał Procesorowi usunięcie Danych (zgodnie z ust. 1 lit. a) i wszelkie związane z tym konsekwencje obciążają wyłącznie ADO.
- Procesor wdroży wszelkie środki wymagane przez przepisy prawa, w szczególności – z uwzględnieniem dokonanej przez Procesora oceny ryzyka przetwarzania Danych – odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające właściwy i dostosowany do ryzyka naruszenia praw i wolności podmiotów Danych poziom bezpieczeństwa Danych.